Quarta part
Acabem la nostra sèrie de posts dedicats a donar senzilles eines que facilitin el disseny de la comunicació en les organitzacions, amb un enfocament general de la comunicació anual, a diferència del passat post que el vam dedicat a la planificació setmanal de xarxes socials.
Hem tractat el tema de continguts , de canals i d’estratègies de difusió , i aquesta vegada anem a veure quan tocaria, de manera gairebé “obligada”, comunicar-nos amb els nostres públics al llarg de l’any.
Per no oblidar cap moment important, el millor és crear un calendari propi per fixar què volem comunicar als nostres diferents públics i quan (sempre sent realistes pel que fa als recursos humans i materials amb què compta l’organització, és clar).
Per tant, primer cal tenir clar a quins públics ens dirigirem i què anem a comunicar-los. Normalment aquesta feina la fem de manera inconscient en el dia a dia, però es tracta de posar sobre la taula, sobre un paper, sobre un Excel, aquesta tasca i organitzar-nos per treure el major partit a tots els nivells (transmetre millor, arribar més lluny, organitzar millor les comunicacions …).
En totes les entitats es realitzen comunicacions al llarg de l’any “perquè toca” i de vegades no veiem que aquestes són una gran oportunitat per acostar-nos més als nostres col·laboradors o amics i aprofitar “l’obligatorietat” del contacte per a altres fins com fidelitzar o donar a conèixer projectes nous il·lusionants. D’això tracta la comunicació…
Veurem algunes de les oportunitats que tenim al llarg dels 12 mesos de l’any per contactar amb els nostres públics i com aquests contactes són més que una obligació envers els nostres col·laboradors.
Quines comunicacions hem d’enviar? Depèn de a qui es la enviem, i el calendari, però durant l’any hi ha moltes ocasions per contactar amb socis, empreses col·laboradores, amics de l’entitat… i, si no, es busquen!.
Alguns d’aquests enviaments/missatges poden ser:
- Memòria d’activitats anual: Podem tenir contacte amb qualsevol públic de l’entitat aprofitant les activitats i el resum del any de l’entitat (socis, usuaris, amics que entren a la nostra entitat per a un d i a de portes obertes… ). Igualment, aquesta comunicació pot fer-se de manera presencial i puntual mitjançant una presentació del document i, per descomptat, penjar el mateix document al web perquè tingui major difusió. Aquest document no es fa i es guarda; s’ha de moure durant tot el any i per tots els canals de l’entitat. I si necessites algunes idees per realitzar la teva memòria anual, no deixis de llegir aquest post al nostre web.
- Butlletí paper trimestral/semestral: l’opció paper, indicada per als nostres contactes sense correu electrònic o que ho demanin en aquest format, és sempre una opció vigent per presentar la nostra entitat en esdeveniments o fires d’entitats. Es pot treballar un disseny amè i d’acord amb la imatge de l’organització per diferenciar-nos.
- Butlletí mensual: el mail és un instrument d’informació, de feedback amb el nostre entorn, de visibilitat. Actualment pot realitzar-se i programar-se amb antelació a través de proveïdors de serveis de correu electrònic gratuïts a Internet.
- Felicitació anual (Nadal, aniversari-soci …): les organitzacions que agraeixen són més reconegudes que les que solament sol·liciten ajuda. Agrair és el més important perquè les entitats no funcionen sense el suport de les persones que les sostenen d’una manera o altre.
- Certificat retencions IRPF (anual): una ocasió “obligatòria” per acostar-se als col·laboradors… Per mail (reduint costos) o per correu postal, es pot aprofitar l’ocasió per informar d’una campanya nova o per parlar de les últimes novetats de l’entitat. Comunica!
- Trucada d’agraïment per col·laborar (anual): si el teu temps ho permet, el teu equip de RRHH, el teu call center… val la pena programar cada any una campanya de trucades d’agraïment als teus socis o col·laboradors a la teva mida… No arribes a tot? Doncs als col·laboradors que portin més temps a la teva entitat. Recull les seves idees, els seus ànims, les seves crítiques… Són una altra visió de la teva realitat que et farà créixer.
- Enquesta de “satisfacció i millores” (anual): Semblant a la trucada d’agraïment, però que pot realitzar-se per escrit i enviar-se als contactes que es considerin pertinents. El sentiment de participació i comunicació que es crea amb aquesta eina és molt potent i real. Es pot centrar en diferents punts: relació soci/col·laborador amb l’entitat, com es comunica/s’informa des de l’entitat… o el que necessitis/vulguis saber.
- Informes de projectes i activitats: aquesta documentació es pot enviar periòdicament o quan interessi a l’organització. Si ets una entitat amb grans projectes, pots anar enviant actualitzacions periòdiques. Es tracta de donar visibilitat al que fa l’entitat i confiança a les persones que creuen en el treball que es realitza.
- Informació de campanyes noves: Com en els informes de projectes i activitats, s’informa i també pot servir per explicar alguna acció específica de captació de fons que s’està realitzant (per exemple, de crownfunding).
- Informació sobre esdeveniments de l’entitat (presentacions llibres, nous centres, jornades portes obertes, projeccions documentals…): aquestes comunicacions són la invitació a l’esdeveniment de l’entitat, però no hem de descuidar la forma ni el contingut, ja que del poc o molt que diguin i com ho diguin estarem fent que el nostre esdeveniment sigui un èxit.
Quan tinguem clar a qui i què enviar, s’hauria de crear un calendari anual o cronograma anual de comunicació per tenir previstes les comunicacions amb els nostres públics. Amb aquest cronograma cobrim més d’un objectiu a mitjà-llarg termini:
- Planificar les comunicacions de la nostra entitat amb diferents sectors de públic de manera ordenada (socis, empreses col·laboradores, donants puntuals, usuaris…).
- Complir objectius secundaris amb els nostres missatges (comunicar i fer visible l’entitat, projectes o campanyes, comunicar i captar fons, comunicar ifidelitzar, comunicar i atreure persones cap a l’organització…).
- Marcar pressupostos en comunicació de manera anticipada i no improvisar (de vegades la comunicació no ens sembla prou important com per a això i no pensem de forma estratègica, de manera que la improvisació ens pot jugar males passades en el nostre pressupost o, per això, preferir no fer accions de comunicació).
Avui en dia, les opcions online són molt econòmiques i fàcils d’assumir, però cal anticipar-se i treballar-les de manera ordenada.
I, com hem comentat en els articles anteriors, sempre cal fer un seguiment i una avaluació de cada enviament i veure els resultats per preguntar-se si val la pena o no seguir creant i enviant aquest missatge o si és millor canviar la forma, el moment , l’estructura…
Cada entitat és diferent i no valen maneres iguals per a totes. Per això el millor és provar a comunicar i veure com ens respon el nostre públic.
A més, com ja hem dit més d’una vegada en aquesta sèrie de posts, per a qualsevol organització, comunicar és existir, compartir, transformar… Només per això ja val la pena provar…
Imatge destacada del post d’pixabay.com.
Altres recursos relacionats:
- Existir, compartir, transformar: Continguts
- Existir, compartir, transformar: Estratègies de difusió
- Existir, compartir, transformar: Gestió de Xarxes socials
- 7 passos per crear el teu pla de comunicació i captació (plantilla reduïda)
- 7 passos per crear el teu pla de comunicació i captació (plantilla ampliada)
Cuarta parte
Acabamos nuestra serie de posts dedicados a dar sencillas herramientas que facilitan el diseño de la comunicación en las organizaciones, con un enfoque general de la comunicación anual a diferencia del pasado post que lo dedicamos a la planificación semanal de redes sociales.
En general, ya hemos tratado el tema de contenidos, de canales y de estrategias de difusión, y esta vez vamos a ver cuándo tocaría, de manera casi “obligada”, comunicarnos con nuestros públicos a lo largo del año.
Para no olvidar ningún momento importante, lo mejor es crear un calendario propio en el que fijar qué queremos comunicar a nuestros diferentes públicos y cuando (siempre siendo realistas respecto a los recursos humanos y materiales con los que cuenta la organización, claro).
Por lo tanto, primero hay que tener claro a qué públicos nos vamos a dirigir a lo largo del año y qué vamos a comunicarles. Normalmente este trabajo lo hacemos de manera inconsciente en el día a día, pero se trata de poner sobre la mesa, sobre un papel, sobre un Excel, esta tarea y organizarnos para sacar el mayor partido a todos los niveles (transmitir mejor, llegar más lejos, organizar mejor las comunicaciones…).
En todas las entidades se realizan comunicaciones a lo largo del año “porque toca” y a veces no vemos que esas son una gran oportunidad para acercarnos más a nuestros colaboradores o amigos y aprovechar la “obligatoriedad” del contacto para otros fines como fidelizar o dar a conocer proyectos nuevos ilusionantes. De esto se trata lo de comunicar…
Por eso, ahora veremos algunas de las oportunidades que tenemos a lo largo de los 12 meses del año para contactar con nuestros públicos y cómo esos contactos son algo más que una obligación para con nuestros colaboradores.
¿Qué comunicaciones tenemos que enviar? Pues depende de a quién se la enviemos y el calendario, pero durante el año hay muchas ocasiones para contactar con socios, empresas colaboradoras, amigos de la entidad… y, si no, ¡se buscan¡.
Algunos de estos envíos/mensajes pueden ser:
- Memoria de actividades anual: Podemos tener contacto con cualquier público de la entidad aprovechando las actividades y el resumen del año de la entidad (socios, usuarios, amigos que entran a nuestra entidad para un día de puertas abiertas…). Igualmente, esta comunicación puede realizarse de manera presencial y puntual mediante una presentación del documento y, por supuesto, colgarse el mismo en la web para que tenga mayor difusión. Este documento no se hace y se guarda; tiene que moverse durante todo el año y por todos los canales de la entidad. Y si necesitas algunas ideas para realizar tu memoria anual, no dejes de leer este post en nuestra web.
- Boletín papel trimestral/semestral: la opción papel, indicada para nuestros contactos sin correo electrónico o que lo pidan en este formato, es siempre una opción vigente para presentar nuestra entidad en eventos o ferias de entidades. Se puede trabajar un diseño ameno y acorde con la imagen de la organización para diferenciarnos.
- Newsletter mensual: el mail es un instrumento de información, de feedback con nuestro entorno, de visibilidad. Actualmente puede realizarse y programarse con antelación a través de proveedores de servicios de correo electrónico gratuitos en Internet.
- Felicitación anual (Navidad, cumple-socio…): las organizaciones que están ahí para agradecer son más reconocidas que las que sólo solicitan ayuda. Agradecer es lo más importante porque las entidades no funcionan sin el apoyo de las personas que las sostienen de un modo u otro.
- Certificado retenciones IRPF (anual): una ocasión “obligatoria” para acercarse a los colaboradores y lo que surja… Por mail (reduciendo costes) o por correo postal, se puede aprovechar la ocasión para informar de una campaña nueva o para hablar de las últimas novedades de la entidad. ¡Comunica!
- Llamada de agradecimiento por colaborar (anual): si tu tiempo lo permite, tu equipo de RRHH, tu callcenter… vale la pena programar cada año una campaña de llamadas de agradecimiento a tus socios o colaboradores a tu medida… ¿No llegas a todo? Pues a los colaboradores que lleven más tiempo en tu entidad. Recoge sus ideas, sus ánimos, sus críticas… Son otra visión de tu realidad que te hará crecer.
- Encuesta de “satisfacción y mejoras” (anual): Algo parecido a la llamada de agradecimiento que hemos comentado anteriormente, pero que puede realizarse por escrito y enviarse a los contactos que se consideren pertinentes. El sentimiento de participación y comunicación que se crea con esta herramienta es muy potente y real. Se puede centrar en diferentes puntos: relación socio/colaborador con la entidad, cómo se comunica/informa desde la entidad… o lo que necesites/quieras saber.
- Informes de Proyectos y Actividades: esta documentación se puede enviar periódicamente o cuando interese a la organización. Si eres una entidad con grandes proyectos, puedes ir enviando actualizaciones periódicas de los mismos. Se trata de dar visibilidad a lo que hace la entidad y confianza a las personas que creen en el trabajo que se realiza.
- Información de campañas nuevas: Como en los Informes de Proyectos y Actividades, se informa y también puede servir para explicar alguna acción específica de captación de fondos que se esté realizando (por ejemplo, de crownfunding).
- Información sobre eventos de la entidad (presentaciones libros, nuevos centros, jornadas puertas abiertas, proyecciones documentales…): estas comunicaciones son realmente la invitación al evento de la entidad, pero no debemos descuidar la forma ni el contenido, ya que de lo poco o mucho que digan y cómo lo digan estaremos haciendo que nuestro evento sea un éxito.
Cuando tengamos claro a quién y qué enviamos, se debería de crear un calendario anual o cronograma anual de comunicación para tener previstas las comunicaciones con nuestros públicos. Con este cronograma cubrimos más de un objetivo a medio-largo plazo:
- Planificar las comunicaciones de nuestra entidad con diferentes sectores de público de manera ordenada (socios, empresas colaboradoras, donantes puntuales, usuarios…).
- Cumplir objetivos secundarios con nuestros mensajes (comunicar y visibilizar la entidad, proyectos o campañas, comunicar y captar fondos, comunicar y fidelizar, comunicar y atraer personas hacia la organización…).
- Marcar presupuestos en comunicación de manera anticipada y no improvisar (a veces la comunicación no nos parece lo suficientemente importante como para ello y no pensamos de manera estratégica, por lo que la improvisación nos puede jugar malas pasadas en nuestro presupuesto o, por ello, preferir no realizar acciones de comunicación).
Hoy en día, las opciones online son muy económicas y fáciles de asumir, pero hay que anticiparse y trabajarlas de manera ordenada.
Y, como hemos comentado en los artículos anteriores, siempre hay que realizar un seguimiento y una evaluación de cada envío y ver los resultados para preguntarse si vale la pena o no seguir creando y enviando ese mensaje o si es mejor cambiar la forma, el momento, la estructura…
Cada entidad es diferente y no valen maneras iguales para todas. Por eso lo mejor es probar a comunicar y ver cómo nos responde nuestro público.
Además, como ya hemos dicho más de una vez en esta serie de posts, para cualquier organización, comunicar es existir, compartir, transformar… Sólo por eso ya vale la pena probar…
Imagen destacada del post de pixabay.com.
Otros recursos relacionados:
- Existir, compartir, transformar: Contenidos
- Existir, compartir, transformar: Estrategias de difusión
- Existir, compartir, transformar: Gestión de Redes sociales
- 7 pasos para crear tu plan de comunicación y captación (plantilla reducida)
- 7 pasos para crear tu plan de comunicación y captación (plantilla ampliada)