Compartim l’article que ens ha publicat l’AEFr sobre l’elaboració de memòries.
Totes les organitzacions elaboren memòries d’activitats. No obstant això, el procés i l’enfocament són diferents i el resultat, divers. Per a algunes, és un tràmit a realitzar; per a d’altres, una oportunitat per mostrar l’impacte assolit. Per a unes, és “alguna cosa que s’ha de fer”; per a altres, un element clau de comunicació i relació.
Les memòries d’activitats són -o poden ser- una eina bàsica per a les organitzacions, ja que serveixen per rendir comptes davant els seus grups d’interès (socis/es, donants, voluntaris/es, administració pública, empreses, etc.), fomenten la transparència i reforcen la confiança de la societat en l’entitat.
Elaborar una memòria d’activitats no només és un must do, sinó també una oportunitat. No obstant, cal tenir en compte que si volem una memòria que serveixi per a tot (rendició de comptes interna i externa, comunicació, presentació, fidelització, captació,…) acabarem amb una “memòria Frankenstein”… una suma de parts amb un resultat poc atractiu.
La importància de les memòries per a la captació de fons
Les memòries poden reflectir el treball que l’entitat ha realitzat durant un període determinat, generalment un any (natural o curs escolar). Aquest material comunicatiu permet a les organitzacions explicar de manera estructurada i clara qui són, què fan i quins resultats han assolit. Això permet:
- Rendir comptes. És un exercici de transparència davant els diversos agents que interactuen amb l’entitat. Donants, finançadors públics, socis i altres grups volen conèixer com s’han utilitzat els recursos destinats a l’organització i quin impacte s’ha aconseguit.
- Avançar en transparència i confiança. Les ONL necessiten generar confiança per mantenir i atreure recursos, tant en forma de finançament com de col·laboracions o voluntaris. Publicar una memòria que reflecteixi les activitats i resultats és una prova de transparència i compromís.
- Incrementar visibilitat i reputació. Una bona memòria pot convertir-se en una carta de presentació, reforçant la reputació de l’organització i posant de relleu la seva professionalitat i impacte.
- Aprendre i planificar. El procés d’elaboració d’una memòria també és una oportunitat interna per reflexionar sobre la feina realitzada, identificar àrees de millora i establir accions de futur.
- Complir amb els requisits legals. Per a algunes organitzacions, presentar la memòria d’activitats o -fins i tot- el balanç social és obligació legal. Per tant, la memòria és també un requisit formal per complir amb la normativa vigent.
La memòria en si mateixa no és un element de captació. Però la manera com l’enfoquem pot ajudar-nos en l’estratègia de fidelització i captació.
Principals aspectes a tenir en compte per elaborar una memòria enfocada a captació
El procés d’elaboració d’una memòria d’activitats ha de ser meticulós, ja que és un document que reflecteix la professionalitat i el rigor de l’entitat.
Per oferir una pinzellada ràpida dels aspectes a tenir en compte, es resumeixen en quatre blocs: enfocament, procés, contingut i forma. Si en cadascun d’ells incloem la mirada de captació, tindrem una memòria enfocada a aquest fi.
En el proper post parlarem de cadascun d’aquests punts per tal de redactar una bona memòria d’activitats.
