Tanquem 2024 i aprofitem per publicar la segona i última part del post de Memòries que començàvem al Novembre posant el focus a la captació de fons.
A la primera part d’aquest post, tractàvem la importància de les memòries de les entitats socials com a eina comunicativa i com a suport a la nostra estratègia de captació de fons.
En aquesta segona part, desenvolupem els aspectes principals a l’hora d’elaborar aquest document:
ENFOCAMENT: per a què i per a qui
No és el mateix una memòria de rendició de comptes, un informe de gestió que una memòria enfocada a captació. Si volem que serveixi per a captació, haurà de ser una memòria amable, concisa, visualment atractiva i, sobretot, capaç d’emocionar.
També cal tenir clar a qui va dirigida la memòria. Pot ser que l’entitat tingui diferents grups d’interès (socis, donants, institucions, comunitat local, voluntaris, professionals) i, per tant, voler arribar a tots és un objectiu molt ambiciós i inabastable. Si volem que estigui pensada per fidelitzar i captar, cal prioritzar públics.
PROCÉS: com s’elabora
Participació interna. L’elaboració de la memòria pot ser un procés col·laboratiu. Tot i que hi hagi una persona o equip responsable de la memòria, és important implicar les diferents àrees de l’entitat per garantir que la informació sigui completa i s’ajusti a la realitat. També ha de ser un compromís de l’entitat, pel que ha de tenir un pressupost assignat (ja sigui per a fotografies, copy, disseny gràfic o impressió).
Recollida de dades i calendari. Cal assegurar que les persones participants en l’elaboració de la memòria tenen accés a les dades i les poden lliurar a temps i actualitzades. Per això, definir un calendari de treball és imprescindible per no dilatar el procés en el temps. Fixar una data de sortida i construir per darrere el calendari pot ser un bon objectiu.
Revisió i validació. Una vegada redactada i dissenyada, la memòria ha de ser revisada tant a nivell de contingut com de forma. És recomanable que la direcció de l’entitat validi el document abans de la seva publicació, per assegurar-se que reflecteix correctament la feina realitzada i els resultats obtinguts.
FONS, contingut
Estructura. Utilitzar una estructura clara, amb seccions ben delimitades, ajuda a que el lector entengui ràpidament el seu contingut.
Informació bàsica.
- Presentació de l’entitat. Breu explicació de la missió, visió, valors i objectius de l’organització, aprofitant per recordar-ne la raó de ser.
- Descripció de les activitats. Principals projectes i activitats desenvolupades durant l’any i com es relacionen amb els objectius globals.
- Resultats i impacte. Més enllà de la descripció de les activitats, cal incloure dades i indicadors concrets. ¿Quants beneficiaris s’han atès? ¿Quins canvis s’han aconseguit? Incorporar testimonis o històries de casos concrets pot ser una bona manera de mostrar l’impacte de forma tangible i comprensible.
- Transparència econòmica i financera. Un apartat dedicat a la situació econòmica és imprescindible. Es poden detallar els ingressos i les despeses, preferiblement amb gràfics clars que ajudin a visualitzar i entendre la informació.
Fotografies que mostrin l’essència de l’entitat, l’ànima, connectant amb el destinatari. Primeríssims plans, accions, gestos,… ajudaran a mostrar emocions, i no només activitats. Important, això sí, assegurar que tenim els drets d’imatge i informar, igualment, abans de la seva publicació.
Què pots fer tu. Destinar un espai al call to action, oferint diferents opcions de col·laboració.
FORMA: com es presenta.
Fer-la brillar. Podem complir perfectament tots els punts anteriors, però si la memòria no brilla, no cridarà l’atenció ni serà un material agradable. Una bona memòria ha de ser visualment atractiva i fàcil de llegir.
Disseny gràfic. La presentació gràfica (ús de gràfics, infografies, destacats i imatges) facilita la comprensió de la informació.
Multiformat. Podem tenir formats tradicionals i formats digitals. Les memòries digitals permeten incloure continguts multimèdia, com vídeos o enllaços interactius, que permeten una lectura més dinàmica.
En definitiva, la memòria d’activitats és molt més que un document formal: és una oportunitat de comunicació que permet a les organitzacions mostrar el seu compromís amb la transparència i la rendició de comptes. A través d’una memòria ben elaborada, l’organització pot mostrar els seus èxits, millorar la seva reputació i, sobretot, generar confiança entre els seus grups d’interès, aspectes necessaris per construir i mantenir relacions en el temps.
Redactar una bona memòria d’activitats és un repte, però també una oportunitat per consolidar la feina realitzada i seguir teixint complicitats que facilitin la captació.
Per descarregar la infografia, accedeix al post de l’AEFr aquí.
Irene Borràs Garrido
Consultora i formadora. Compartint coneixement i experiència en comunicació i captació de fons a CAUSES.
Post publicado en el Blog de la AEFr