Compartimos el artículo que nos ha publicado la AEFr sobre la elaboración de memorias.
Todas las organizaciones elaboran memorias de actividades. Sin embargo, el proceso y el enfoque es distinto y el resultado variopinto. Para algunas, es un trámite a realizar; para otras, una oportunidad de mostrar el impacto alcanzado. Para unas, “algo que hay que tener”; para otras, un elemento clave de comunicación y relación.
Las memorias de actividades son -o pueden ser- una herramienta básica para las organizaciones, ya que sirven para rendir cuentas ante sus grupos de interés (socios/as, donantes, voluntarios/as, administración pública, empresas, etc.), fomentan la transparencia y refuerzan la confianza de la sociedad en la entidad.
Elaborar una memoria de actividades no sólo es un must do, sino también una oportunidad. Sin embargo, hay que tener en cuenta que si queremos una memoria que sirva para todo (rendición de cuentas interna y externa, comunicación, presentación, fidelización, captación…) terminaremos con una memoria Frankenstein… una suma de partes con un resultado poco atractivo.
La importancia de las memorias para la captación de fondos:
Las memorias pueden ser un reflejo del trabajo que la entidad ha llevado a cabo durante un período determinado, generalmente un año (natural o curso escolar). Este material comunicativo permite que las organizaciones expliquen de forma estructurada y clara quiénes son, qué hacen y qué resultados han logrado. Esto permite:
- Rendir cuentas. Es un ejercicio de transparencia ante los diversos agentes que interactúan con la entidad. Donantes, financiadores públicos, socios y otros grupos quieren conocer cómo se han utilizado los recursos destinados a la organización y qué impacto se ha generado.
- Avanzar en transparencia y confianza. Las ONL necesitan generar confianza para mantener y atraer recursos, tanto en forma de financiación como de colaboraciones o voluntarios. Publicar una memoria que refleje detalladamente las actividades y resultados es una prueba de transparencia y compromiso.
- Incrementar visibilidad y reputación. Una buena memoria puede convertirse en una carta de presentación, reforzando la reputación de la organización y poniendo de relieve su profesionalidad e impacto social.
- Aprender y planificar. El proceso de elaboración de una memoria también es una oportunidad interna para reflexionar sobre el trabajo realizado, identificar áreas de mejora y establecer acciones de futuro.
- Cumplir con los requisitos legales. Para algunas organizaciones, presentar la memoria de actividades o -incluso- el balance social es obligación legal. Por tanto, la memoria es también un requisito formal para cumplir con la normativa vigente.
La memoria en sí misma no es un elemento de captación. Pero cómo la enfoquemos puede ayudarnos en la estrategia de fidelización y captación.
Principales aspectos a tener en cuenta para elaborar una memoria enfocada a captación:
El proceso de elaboración de una memoria de actividades debe ser meticuloso, puesto que es un documento que refleja la profesionalidad y el rigor de la entidad.
Para dar una rápida pincelada de los aspectos a tener en cuenta, se resumen en cuatro bloques: enfoque, proceso, fondo y forma. Si en cada uno de ellos incluimos la mirada de captación, tendremos una memoria enfocada a tal fin.
En el próximo post hablaremos de cada uno de estos puntos con el objetivo de redactar una buena memoria de actividades.
