Cerramos 2024 y aprovechamos para publicar la segunda y última parte del post de Memorias que empezábamos en noviembre poniendo el foco en la captación de fondos.
En la primera parte de este post, tratábamos la importancia de las memorias de las entidades sociales como herramienta comunicativa y como soporte en nuestra estrategia de captación de fondos.
En esta segunda parte, desarrollamos los aspectos principales a la hora de elaborar este documento:
ENFOQUE: para qué y para quién.
No es lo mismo una memoria de rendición de cuentas, un informe de gestión que una memoria enfocada a captación. Si queremos que sirva para captación deberá ser una memoria amable, concisa, visualmente atractiva y, sobre todo, que sea capaz de emocionar.
También es necesario tener claro a quién se dirige la memoria. Puede que la entidad tenga diferentes grupos de interés (socios, donantes, instituciones, comunidad local, voluntarios, profesionales) y, por tanto, querer llegar a todos, es un objetivo muy ambicioso e inalcanzable. Si queremos que esté pensada para fidelizar y captar, es necesario priorizar públicos.
PROCESO: cómo se elabora
Participación interna. La elaboración de la memoria puede ser un proceso colaborativo. Aunque haya una persona o equipo responsable de la memoria, es importante implicar a las diferentes áreas de la entidad para garantizar que la información sea completa y se ajuste a la realidad. También debe ser un compromiso de entidad, por lo que debe haber un presupuesto asignado (ya sea para fotografías, copy, diseño gráfico o impresión).
Recogida de datos y calendario. Se debe asegurar que las personas participantes en la elaboración de la memoria tienen acceso a los datos y se pueden entregar a tiempo y actualizados. Por ello, definir un calendario de trabajo es imprescindible para no dilatar el proceso en el tiempo. Fijar una fecha de salida y construir para atrás el calendario, puede ser un buen objetivo.
Revisión y validación. Una vez redactada y diseñada, la memoria debe ser revisada tanto a nivel de contenido como de forma. Es recomendable que la dirección de la entidad valide el documento antes de su publicación, para asegurarse de que refleja correctamente el trabajo realizado y los resultados obtenidos.
FONDO: contenido.
Estructura. Utilizar una estructura clara, con secciones bien delimitadas, ayuda a que el lector entienda rápidamente su contenido.
Información básica.
- Presentación de la entidad. Breve explicación de la misión, visión, valores y objetivos de la organización, aprovechando para recordar la razón de ser de la misma.
- Descripción de las actividades. Principales proyectos y actividades desarrolladas durante el año y cómo éstas se relacionan con los objetivos globales.
- Resultados e impacto. Más allá de la descripción de las actividades, deben incluirse datos e indicadores concretos. ¿Cuántos beneficiarios se han atendido? ¿Qué cambios se han conseguido? Incorporar testimonios o historias de casos concretos puede ser una buena forma de mostrar el impacto de manera tangible y comprensible.
- Transparencia económica financiera. Un apartado dedicado a la situación económica es imprescindible. Se pueden detallar los ingresos y los gastos, preferiblemente con el uso de gráficos claros que ayuden a visualizar y entender la información.
Fotografías que muestren la esencia de la entidad, el alma, conectando con el destinatario. Primeros planos, acciones, gestos… ayudarán a mostrar emociones, y no sólo actividades. Importante, eso sí, asegurar que tenemos los derechos de imagen e informar, igualmente, antes de su publicación.
Qué puedes hacer tú. Destinar un espacio al call to action, ofreciendo diferentes opciones de colaboración.
FORMA: cómo se presenta.
Hacerla brillar. Podemos hacer perfectamente todos los puntos anteriores, pero si la memoria no brilla, no llamará la atención ni será un material amable. Una buena memoria debe ser visualmente atractiva y fácil de leer.
Diseño gráfico. La presentación gráfica (uso de gráficos, infografías, destacados e imágenes) facilita la comprensión de la información.
Multiformato. Podemos tener formatos tradicionales y formatos digitales. Las memorias digitales permiten incluir contenidos multimedia, como vídeos o enlaces interactivos, que permitan una lectura más dinámica.
En definitiva, la memoria de actividades es mucho más que un documento formal: es una oportunidad de comunicación que permite a las organizaciones mostrar su compromiso con la transparencia y la rendición de cuentas. A través de una memoria bien elaborada, la organización puede mostrar sus logros, mejorar su reputación y, sobre todo, generar confianza entre sus grupos de interés, aspectos necesarios para construir y mantener relaciones duraderas.
Redactar una buena memoria de actividades es un reto, pero también una oportunidad para consolidar el trabajo realizado y seguir tejiendo complicidades que faciliten la captación.
Para descargar la infografía, accede al post de la AEFr aquí.
Irene Borràs Garrido
Consultora y formadora. Compartiendo conocimiento y experiencia en comunicación y captación de fondos en CAUSES.
Post publicado en el Blog de la AEFr