EXISTIR, COMPARTIR, TRANSFORMAR IV

Cuarta parte

Acabamos nuestra serie de posts dedicados a dar sencillas herramientas que facilitan el diseño de la comunicación en las organizaciones, con un enfoque general de la comunicación anual a diferencia del pasado post que lo dedicamos a la planificación semanal de redes sociales.

En general, ya hemos tratado el tema de contenidos, de canales y de estrategias de difusión, y esta vez vamos a ver cuándo tocaría, de manera casi “obligada”, comunicarnos con nuestros públicos a lo largo del año.

Para no olvidar ningún momento importante, lo mejor es crear un calendario propio en el que fijar qué queremos comunicar a nuestros diferentes públicos y cuando (siempre siendo realistas respecto a los recursos humanos y materiales con los que cuenta la organización, claro).

Por lo tanto, primero hay que tener claro a qué públicos nos vamos a dirigir a lo largo del año y qué vamos a comunicarles. Normalmente este trabajo lo hacemos de manera inconsciente en el día a día, pero se trata de poner sobre la mesa, sobre un papel, sobre un Excel, esta tarea y organizarnos para sacar el mayor partido a todos los niveles (transmitir mejor, llegar más lejos, organizar mejor las comunicaciones…).

En todas las entidades se realizan comunicaciones a lo largo del año “porque toca” y a veces no vemos que esas son una gran oportunidad para acercarnos más a nuestros colaboradores o amigos y aprovechar la “obligatoriedad” del contacto para otros fines como fidelizar o dar a conocer proyectos nuevos ilusionantes. De esto se trata lo de comunicar…

Por eso, ahora veremos algunas de las oportunidades que tenemos a lo largo de los 12 meses del año para contactar con nuestros públicos y cómo esos contactos son algo más que una obligación para con nuestros colaboradores.

¿Qué comunicaciones tenemos que enviar? Pues depende de a quién se la enviemos y el calendario, pero durante el año hay muchas ocasiones para contactar con socios, empresas colaboradoras, amigos de la entidad… y, si no, ¡se buscan¡.

personesAlgunos de estos envíos/mensajes pueden ser:

  • Memoria de actividades anual: Podemos tener contacto con cualquier público de la entidad aprovechando las actividades y el resumen del año de la entidad (socios, usuarios, amigos que entran a nuestra entidad para un día de puertas abiertas…). Igualmente, esta comunicación puede realizarse de manera presencial y puntual mediante una presentación del documento y, por supuesto, colgarse el mismo en la web para que tenga mayor difusión. Este documento no se hace y se guarda; tiene que moverse durante todo el año y por todos los canales de la entidad. Y si necesitas algunas ideas para realizar tu memoria anual, no dejes de leer este post en nuestra web.
  • Boletín papel trimestral/semestral: la opción papel, indicada para nuestros contactos sin correo electrónico o que lo pidan en este formato, es siempre una opción vigente para presentar nuestra entidad en eventos o ferias de entidades. Se puede trabajar un diseño ameno y acorde con la imagen de la organización para diferenciarnos.
  • Newsletter mensual: el mail es un instrumento de información, de feedback con nuestro entorno, de visibilidad. Actualmente puede realizarse y programarse con antelación a través de proveedores de servicios de correo electrónico gratuitos en Internet.
  • Felicitación anual (Navidad, cumple-socio…): las organizaciones que están ahí para agradecer son más reconocidas que las que sólo solicitan ayuda. Agradecer es lo más importante porque las entidades no funcionan sin el apoyo de las personas que las sostienen de un modo u otro.
  • Certificado retenciones IRPF (anual): una ocasión “obligatoria” para acercarse a los colaboradores y lo que surja… Por mail (reduciendo costes) o por correo postal, se puede aprovechar la ocasión para informar de una campaña nueva o para hablar de las últimas novedades de la entidad. ¡Comunica!
  • Llamada de agradecimiento por colaborar (anual): si tu tiempo lo permite, tu equipo de RRHH, tu callcenter… vale la pena programar cada año una campaña de llamadas de agradecimiento a tus socios o colaboradores a tu medida… ¿No llegas a todo? Pues a los colaboradores que lleven más tiempo en tu entidad. Recoge sus ideas, sus ánimos, sus críticas… Son otra visión de tu realidad que te hará crecer.
  • Encuesta de “satisfacción y mejoras” (anual): Algo parecido a la llamada de agradecimiento que hemos comentado anteriormente, pero que puede realizarse por escrito y enviarse a los contactos que se consideren pertinentes. El sentimiento de participación y comunicación que se crea con esta herramienta es muy potente y real. Se puede centrar en diferentes puntos: relación socio/colaborador con la entidad, cómo se comunica/informa desde la entidad… o lo que necesites/quieras saber.
  • Informes de Proyectos y Actividades: esta documentación se puede enviar periódicamente o cuando interese a la organización. Si eres una entidad con grandes proyectos, puedes ir enviando actualizaciones periódicas de los mismos. Se trata de dar visibilidad a lo que hace la entidad y confianza a las personas que creen en el trabajo que se realiza.
  • Información de campañas nuevas: Como en los Informes de Proyectos y Actividades, se informa y también puede servir para explicar alguna acción específica de captación de fondos que se esté realizando (por ejemplo, de crownfunding).
  • Información sobre eventos de la entidad (presentaciones libros, nuevos centros, jornadas puertas abiertas, proyecciones documentales…): estas comunicaciones son realmente la invitación al evento de la entidad, pero no debemos descuidar la forma ni el contenido, ya que de lo poco o mucho que digan y cómo lo digan estaremos haciendo que nuestro evento sea un éxito.

tempsCuando tengamos claro a quién y qué enviamos, se debería de crear un calendario anual o cronograma anual de comunicación para tener previstas las comunicaciones con nuestros públicos. Con este cronograma cubrimos más de un objetivo a medio-largo plazo:

  • Planificar las comunicaciones de nuestra entidad con diferentes sectores de público de manera ordenada (socios, empresas colaboradoras, donantes puntuales, usuarios…).
  • Cumplir objetivos secundarios con nuestros mensajes (comunicar y visibilizar la entidad, proyectos o campañas, comunicar y captar fondos, comunicar y fidelizar, comunicar y atraer personas hacia la organización…).
  • Marcar presupuestos en comunicación de manera anticipada y no improvisar (a veces la comunicación no nos parece lo suficientemente importante como para ello y no pensamos de manera estratégica, por lo que la improvisación nos puede jugar malas pasadas en nuestro presupuesto o, por ello, preferir no realizar acciones de comunicación).

Hoy en día, las opciones online son muy económicas y fáciles de asumir, pero hay que anticiparse y trabajarlas de manera ordenada.

Y, como hemos comentado en los artículos anteriores, siempre hay que realizar un seguimiento y una evaluación de cada envío y ver los resultados para preguntarse si vale la pena o no seguir creando y enviando ese mensaje o si es mejor cambiar la forma, el momento, la estructura…

Cada entidad es diferente y no valen maneras iguales para todas. Por eso lo mejor es probar a comunicar y ver cómo nos responde nuestro público.

Además, como ya hemos dicho más de una vez en esta serie de posts, para cualquier organización, comunicar es existir, compartir, transformar… Sólo por eso ya vale la pena probar…

Imagen destacada del post de pixabay.com.

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