EXISTIR, COMPARTIR, TRANSFORMAR IV

Quarta part

Acabem la nostra sèrie de posts dedicats a donar senzilles eines que facilitin el disseny de la comunicació en les organitzacions, amb un enfocament general de la comunicació anual, a diferència del passat post que el vam dedicat a la planificació setmanal de xarxes socials.

Hem tractat el tema de continguts , de canals i d’estratègies de difusió , i aquesta vegada anem a veure quan tocaria, de manera gairebé “obligada”, comunicar-nos amb els nostres públics al llarg de l’any.

causes_calendariPer no oblidar cap moment important, el millor és crear un calendari propi per fixar què volem comunicar als nostres diferents públics i quan (sempre sent realistes pel que fa als recursos humans i materials amb què compta l’organització, és clar).

Per tant, primer cal tenir clar a quins públics ens dirigirem i què anem a comunicar-los. Normalment aquesta feina la fem de manera inconscient en el dia a dia, però es tracta de posar sobre la taula, sobre un paper, sobre un Excel, aquesta tasca i organitzar-nos per treure el major partit a tots els nivells (transmetre millor, arribar més lluny, organitzar millor les comunicacions …).

En totes les entitats es realitzen comunicacions al llarg de l’any “perquè toca” i de vegades no veiem que aquestes són una gran oportunitat per acostar-nos més als nostres col·laboradors o amics i aprofitar “l’obligatorietat” del contacte per a altres fins com fidelitzar o donar a conèixer projectes nous il·lusionants. D’això tracta la comunicació…

Veurem algunes de les oportunitats que tenim al llarg dels 12 mesos de l’any per contactar amb els nostres públics i com aquests contactes són més que una obligació envers els nostres col·laboradors.

Quines comunicacions hem d’enviar? Depèn de a qui es la enviem, i el calendari, però durant l’any hi ha moltes ocasions per contactar amb socis, empreses col·laboradores, amics de l’entitat… i, si no, es busquen!.

personesAlguns d’aquests enviaments/missatges poden ser:

  • Memòria d’activitats anual: Podem tenir contacte amb qualsevol públic de l’entitat aprofitant les activitats i el resum del any de l’entitat (socis, usuaris, amics que entren a la nostra entitat per a un d i a de portes obertes… ). Igualment, aquesta comunicació pot fer-se de manera presencial i puntual mitjançant una presentació del document i, per descomptat, penjar el mateix document al web perquè tingui major difusió. Aquest document no es fa i es guarda; s’ha de moure durant tot el any i per tots els canals de l’entitat. I si necessites algunes idees per realitzar la teva memòria anual, no deixis de llegir aquest post al nostre web.
  • Butlletí paper trimestral/semestral: l’opció paper, indicada per als nostres contactes sense correu electrònic o que ho demanin en aquest format, és sempre una opció  vigent per presentar la nostra entitat en esdeveniments o fires d’entitats. Es pot treballar un disseny amè i d’acord amb la imatge de l’organització per diferenciar-nos.
  • Butlletí mensual: el mail és un instrument d’informació, de feedback amb el nostre entorn, de visibilitat. Actualment pot realitzar-se i programar-se amb antelació a través de proveïdors de serveis de correu electrònic gratuïts a Internet.
  • Felicitació anual (Nadal, aniversari-soci …): les organitzacions que agraeixen són més reconegudes que les que solament sol·liciten ajuda. Agrair és el més important perquè les entitats no funcionen sense el suport de les persones que les sostenen d’una manera o altre.
  • Certificat retencions IRPF (anual): una ocasió “obligatòria” per acostar-se als col·laboradors… Per mail (reduint costos) o per correu postal, es pot aprofitar l’ocasió per informar d’una campanya nova o per parlar de les últimes novetats de l’entitat. Comunica!
  • Trucada d’agraïment per col·laborar (anual): si el teu temps ho permet, el teu equip de RRHH, el teu call center… val la pena programar cada any una campanya de trucades d’agraïment als teus socis o col·laboradors a la teva mida… No arribes a tot? Doncs als col·laboradors que portin més temps a la teva entitat. Recull les seves idees, els seus ànims, les seves crítiques… Són una altra visió de la teva realitat que et farà créixer.
  • Enquesta de “satisfacció i millores” (anual): Semblant a la trucada d’agraïment, però que pot realitzar-se per escrit i enviar-se als contactes que es considerin pertinents. El sentiment de participació i comunicació que es crea amb aquesta eina és molt potent i real.  Es pot centrar en diferents punts: relació soci/col·laborador amb l’entitat, com es comunica/s’informa des de l’entitat… o el que necessitis/vulguis saber.
  • Informes de projectes i activitats: aquesta documentació es pot enviar periòdicament o quan interessi a l’organització. Si ets una entitat amb grans projectes, pots anar enviant actualitzacions periòdiques. Es tracta de donar visibilitat al que fa l’entitat i confiança a les persones que creuen en el treball que es realitza.
  • Informació de campanyes noves: Com en els informes de projectes i activitats, s’informa i també pot servir per explicar alguna acció específica de captació de fons que s’està realitzant (per exemple, de crownfunding).
  • Informació sobre esdeveniments de l’entitat (presentacions llibres, nous centres, jornades portes obertes, projeccions documentals…): aquestes comunicacions són la invitació a l’esdeveniment de l’entitat, però no hem de descuidar la forma ni el contingut, ja que del poc o molt que diguin i com ho diguin estarem fent que el nostre esdeveniment sigui un èxit.

tempsQuan tinguem clar a qui i què enviar, s’hauria de crear un calendari anual o cronograma anual de comunicació per tenir previstes les comunicacions amb els nostres públics. Amb aquest cronograma cobrim més d’un objectiu a mitjà-llarg termini:

  • Planificar les comunicacions de la nostra entitat amb diferents sectors de públic de manera ordenada (socis, empreses col·laboradores, donants puntuals, usuaris…).
  • Complir objectius secundaris amb els nostres missatges (comunicar i fer visible l’entitat, projectes o campanyes, comunicar i captar fons, comunicar ifidelitzar, comunicar i atreure persones cap a l’organització…).
  • Marcar pressupostos en comunicació de manera anticipada i no improvisar (de vegades la comunicació no ens sembla prou important com per a això i no pensem de forma estratègica, de manera que la improvisació ens pot jugar males passades en el nostre pressupost o, per això, preferir no fer accions de comunicació).

Avui en dia, les opcions online són molt econòmiques i fàcils d’assumir, però cal anticipar-se i treballar-les de manera ordenada.

I, com hem comentat en els articles anteriors, sempre cal fer un seguiment i una avaluació de cada enviament i veure els resultats per preguntar-se si val la pena o no seguir creant i enviant aquest missatge o si és millor canviar la forma, el moment , l’estructura…

Cada entitat és diferent i no valen maneres iguals per a totes. Per això el millor és provar a comunicar i veure com ens respon el nostre públic.

A més, com ja hem dit més d’una vegada en aquesta sèrie de posts, per a qualsevol organització, comunicar és existir, compartir, transformar… Només per això ja val la pena provar…

Imatge destacada del post d’pixabay.com.

Altres recursos relacionats: